De termen die gebruikt worden, blijken niet altijd hetzelfde te betekenen.
In de praktijk heb je je accountant opdracht gegeven de jaarcijfers op te stellen en de bijbehorende aangifte vennootschapsbelasting en overige fiscale zaken te verzorgen. Omdat jij en je accountant weten wat je van elkaar kunt verwachten lijkt hiermee de kous af. Er zijn echter een aantal zaken uit het Burgerlijk Wetboek (BW) die deze (in principe) duidelijke afspraak min of meer compliceren.
In het BW zijn de taken en verantwoordelijkheden van zowel de bestuurders als de aandeelhouders van een BV vastgelegd. Deze taken en bevoegdheden zijn gekoppeld aan de onderstaande in de wet genoemde stappen:
1. Opmaken jaarrekening
2. Ondertekenen jaarrekening
3. Vaststellen van de jaarrekening
4. Openbaar maken van de jaarrekening.
In dit artikel gaan we in op deze stappen.
In artikel 210.1 BW2 staat dat het bestuur van de vennootschap jaarlijks binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening dient op te maken. Het opmaken van de jaarrekening heb je uitbesteed aan je accountant. Hiervoor heeft u een opdrachtbevestiging ondertekend. Dat betekent dat in het merendeel van de gevallen de jaarrekening van een besloten vennootschap op 31 mei gereed moet zijn. Omdat dat praktisch veelal niet uitvoerbaar is biedt de wet de mogelijkheid deze termijn met 5 maanden te verlengen wegens bijzondere omstandigheden. Maar daarvoor moet dan wel een besluit van de Algemene Vergadering (AV) van de aandeelhouders aanwezig zijn. Dat is ook de reden dat de accountant je in mei van het jaar volgend op het boekjaar naar deze notulen vraagt dan wel deze voor je opstelt. In de praktijk wordt dit veelal aangeduid met de “uitstelnotulen”. Zijn deze notulen er niet en gebeurt er iets ernstigs in de periode na 31 mei, bijvoorbeeld faillissement van je onderneming, dan zal in het meest erge geval een curator een haakje hebben om bestuurdersaansprakelijkheid te gaan claimen. Immers de bestuurder had voor 31 mei de jaarrekening moeten opmaken en de AV heeft geen besluit genomen tot uitstel. Dus de bestuurder heeft zijn werk niet naar behoren gedaan.
Let op
Ieder jaar moet het besluit tot verlenging van de termijn van opmaken van de jaarrekening opnieuw genomen worden.
Als de jaarrekening is opgemaakt dan is het de verantwoordelijkheid van het bestuur dat deze de jaarrekening ook ondertekent. Dit ondertekenen is een wettelijke plicht.
Pas als de jaarrekening is opgemaakt en ondertekend krijgt de AV een taak. De AV moet dan deze jaarrekening vaststellen. Dat vaststellen moet plaatsvinden binnen 2 maanden na het opmaken van de jaarrekening. Dit is een formele zaak en hiervoor moet de AV dus ook een besluit nemen en dit besluit moet in de notulen worden vastgelegd.
Pas als de jaarrekening is vastgesteld kan deze jaarrekening openbaar gemaakt worden. Dat openbaar maken gebeurt door het deponeren van de jaarrekening bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit openbaar maken moet gebeuren binnen 8 dagen na het vaststellen van de jaarrekening door de AV. Welke informatie openbaar gemaakt moet worden hangt af van de omvang van de besloten vennootschap. Het niet deponeren van de jaarrekening bij het handelsregister wordt aangemerkt als een economisch delict. Dit resulteert in het volgende tijdschema (boekjaar = kalenderjaar)
• Opmaken jaarrekening – Uiterlijk 31 mei, te verlengen tot 31 oktober
• Ondertekenen jaarrekening – Tussen opmaken en vaststellen
• Vaststellen jaarrekening – Binnen 2 maanden na opmaken, maar nooit later dan 31 december
• Openbaar maken van de jaarrekening – Binnen 8 dagen na vaststellen, maar nooit later dan 31 december
Er wordt in de wet een speciale situatie benoemd, namelijk die waarbij de aandeelhouder en de bestuurder dezelfde zijn. Dan staat in artikel 210.5 BW2 dat het ondertekenen van de jaarrekening door het bestuur tevens vaststelling door de AV inhoudt. Doet deze situatie zich voor en ondertekent het bestuur de jaarrekening op 1 mei dan moet de jaarrekening binnen 8 dagen hierna, dus uiterlijk 9 mei gedeponeerd zijn. Als deze termijn niet nageleefd wordt, dan wordt te laat gedeponeerd en is er dus sprake van een economisch delict.
BW boek 2 Titel 9 geeft regels omtrent het opmaken, vaststellen en publiceren van jaarrekeningen. Het niet naleven van deze regels kan ingeval van faillissement o.i.d. snel leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.