Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische
btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar
gestructureerde elektronische facturen gebruiken.
Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen, via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan.
Hebt u een actief Belgische btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op uw onderneming van toepassing.
Voor de uitgaande facturen aan die particuliere klanten geldt deze verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026.
De verzending van de gestructureerde elektronische facturen zal gebeuren via een decentraal netwerk, genaamd Peppol. Uw facturatie- of boekhoudsoftware zal voor de verzending en ontvangst van uw facturen een beveiligde connectie maken met dit Peppol-netwerk waarmee ook uw klant of leverancier geconnecteerd is. Peppol kunt u vergelijken met een telecomnetwerk. Dankzij dit netwerk worden de gegevens beveiligd en gestructureerd uitgewisseld tussen de verschillende toepassingen.
Elektronische facturering vormt een cruciaal onderdeel van uw bedrijfsvoering. Door de digitale verzending en ontvangst van facturen komen er veel mogelijkheden bij qua automatische verwerking. Maar u kunt ook op heel wat andere vlakken veel waarde creëren door deze digitalisering. Denk maar aan automatische opvolging van betalingen, updates over de status van een e-factuur, enz.
U heeft software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de Belgische markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen, wel of geen ERP-systeem: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.
Als tegemoetkoming voor de kosten die u mogelijk zult moeten maken voor de technische aanpassingen, zijn er twee ondersteunende fiscale maatregelen voorzien voor kmo’s en zelfstandigen:
1. Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%.
2. In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo’s en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten.
Zorg dat uw financiële administratie voor 1 januari 2026 in orde is.