Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u uw medewerkers op een fiscaal aantrekkelijke manier iets extra’s geven.
Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u uw medewerkers op een fiscaal aantrekkelijke manier iets extra’s geven. Denk aan een kerstpakket, een personeelsuitje, een cadeaubon of een andere attentie. De regeling biedt ruimte, maar kent ook duidelijke voorwaarden. Door de WKR goed toe te passen en regelmatig te controleren hoeveel vrije ruimte nog beschikbaar is, voorkomt u onverwachte belastingheffing achteraf.
De werkkostenregeling geeft werkgevers de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen onbelast aan werknemers te geven. Hiervoor geldt een jaarlijkse vrije ruimte. Blijven de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte, dan betaalt u hierover geen loonheffing.
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte:
• 2,0% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom;
• 1,18% over het deel van de loonsom boven € 400.000.
Komt u boven de vrije ruimte uit? Dan betaalt u als werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%. Een eenvoudige berekening laat zien hoe snel dit kan oplopen: bij een fiscale loonsom van € 300.000 bedraagt de vrije ruimte in 2026 € 6.000.
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Sommige vergoedingen vallen onder een gerichte vrijstelling. Deze zijn onbelast, mits aan de voorwaarden wordt voldaan, en verminderen de vrije ruimte niet.
Dat geldt bijvoorbeeld voor:
• reiskostenvergoedingen, waaronder de onbelaste kilometervergoeding;
• kosten voor opleidingen, cursussen, congressen en vakliteratuur;
• kosten voor tijdelijk verblijf voor het werk, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen;
• maaltijden die verband houden met het werk, bijvoorbeeld bij overwerk of tijdens een dienstreis;
• kosten voor een beroepsregister of outplacement;
• noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en andere apparatuur.
Daarnaast zijn er voorzieningen die op nihil worden gewaardeerd. Denk bijvoorbeeld aan koffie en thee op kantoor, een bureau, voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt of bepaalde werkkleding. Deze hebben daardoor geen invloed op de beschikbare vrije ruimte.
De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding naar € 0,25 per kilometer heeft op zichzelf geen invloed op de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR. Deze vergoeding valt namelijk onder een gerichte vrijstelling. Alleen wanneer u meer dan € 0,25 per kilometer vergoedt, kan het gevolgen hebben voor de WKR. Dit hangt af van de manier waarop u dit bedrag fiscaal verwerkt.
In de praktijk wordt de vrije ruimte vaak gebruikt voor personeelsvoorzieningen zoals kerstpakketten, bedrijfsfeesten buiten de werkplek, cadeaubonnen of kleine attenties. Wanneer gedurende het jaar meerdere vergoedingen en verstrekkingen worden gedaan, kan de beschikbare ruimte sneller zijn verbruikt dan verwacht.
Het is daarom verstandig om gedurende het jaar bij te houden welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen binnen de WKR. Zo ziet u tijdig hoeveel vrije ruimte nog beschikbaar is en voorkomt u dat u aan het einde van het jaar onverwacht met een eindheffing wordt geconfronteerd.
De werkkostenregeling biedt veel mogelijkheden om medewerkers op een fiscaal aantrekkelijke manier iets extra’s te geven. Tegelijkertijd is het belangrijk om vergoedingen vooraf op de juiste manier aan te wijzen en goed vast te leggen in de administratie. Achteraf corrigeren is niet altijd mogelijk.
Twijfelt u of een vergoeding binnen de vrije ruimte valt, onder een gerichte vrijstelling valt of op nihil mag worden gewaardeerd? Laat dit dan tijdig beoordelen, wij kunnen u hierbij uiteraard bij helpen. Zo benut u de mogelijkheden van de WKR optimaal en voorkomt u onaangename verrassingen.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen, ondersteuning nodig, of wilt u een ander onderwerp bespreken? Neemt u dan contact met ons op, we helpen u graag.
U kunt ons bereiken op +31 (0) 165 54 84 70 of mail ons!